Hiện nay, các spa có nhiều phương thức quản lý khách hàng khác nhau như sử dụng sổ theo dõi liệu trình, file Excel hoặc phần mềm quản lý spa. Mỗi hình thức đều giúp spa lưu trữ thông tin khách hàng, ghi nhận liệu trình đã và sắp sử dụng, từ đó hạn chế việc quên hoặc nhầm lẫn thông tin. Nếu không ghi nhớ được lịch trình chăm sóc, spa có thể mất điểm trong mắt khách hàng. Hãy cùng SpaHub tham khảo những mẫu phiếu chăm sóc khách hàng chuẩn chỉnh giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
1. Mẫu phiếu thông tin khách hàng spa
Phiếu thông tin khách hàng là biểu mẫu ghi nhận đầy đủ dữ liệu cá nhân như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, cùng với thông tin chi tiết về liệu trình đã sử dụng và lịch hẹn sắp tới. Trên phiếu cần có thông tin spa để khách hàng dễ dàng liên hệ khi cần hỗ trợ. Đây là công cụ quan trọng giúp quản lý lịch trình dịch vụ hiệu quả và duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
2. Mẫu phiếu chi hoa hồng cho khách hàng
Mẫu phiếu chi hoa hồng được sử dụng để ghi nhận thông tin các khách hàng đã giới thiệu người khác đến spa. Đây là một hình thức tri ân, đồng thời là chiến lược marketing truyền miệng hiệu quả giúp lan tỏa thương hiệu. Khi spa cung cấp dịch vụ chất lượng cùng chính sách hoa hồng hấp dẫn, khách hàng sẽ sẵn sàng giới thiệu bạn bè và người thân đến trải nghiệm.
3. File Excel quản lý khách hàng spa
So với việc ghi chép bằng sổ tay, quản lý khách hàng bằng file Excel mang lại sự tiện lợi và chính xác hơn. Các thông tin như lịch sử dịch vụ, doanh thu, liệu trình, hoặc ngày hẹn đều được lưu trữ khoa học. Bên cạnh đó, Excel giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu, dễ tìm kiếm và tổng hợp nhanh chóng, rất phù hợp với các spa vừa và nhỏ chưa sử dụng phần mềm chuyên nghiệp.
4. Mẫu báo cáo chăm sóc khách hàng spa
Form báo cáo chăm sóc khách hàng là bảng tổng hợp toàn bộ dịch vụ khách đã sử dụng, tình trạng thanh toán, cùng các gói liệu trình còn lại. Biểu mẫu này giúp spa theo dõi hiệu quả kinh doanh, hiểu rõ nhu cầu từng khách hàng và cải thiện chiến lược chăm sóc cá nhân hóa.
5. Mẫu thẻ liệu trình spa
Thẻ liệu trình spa là công cụ giúp ghi nhận quá trình trị liệu của khách hàng. Khi đăng ký gói dịch vụ, mỗi khách sẽ được cấp một thẻ riêng để theo dõi tiến trình, số buổi còn lại và lịch hẹn tiếp theo. Thẻ này không chỉ giúp khách hàng dễ quản lý quá trình làm đẹp của mình mà còn giúp spa chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.
6. Khó khăn khi quản lý khách hàng bằng sổ theo dõi truyền thống
- Khi sử dụng sổ giấy, nhân viên phải lật từng trang để kiểm tra thông tin, gây mất thời gian và tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp đối với khách hàng.
- Nếu sổ bị rách, hết trang hoặc khách hàng làm mất, việc theo dõi liệu trình sẽ gặp nhiều trở ngại, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình phục vụ.
- Việc gửi thông tin khuyến mãi, chúc mừng sinh nhật hoặc lịch hẹn qua email sẽ mất nhiều thời gian nếu dữ liệu vẫn lưu trữ thủ công trên sổ giấy.
Ngày nay, các spa hiện đại dần chuyển sang sử dụng phần mềm hoặc nền tảng quản lý thông minh như SpaHub để lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi liệu trình, nhắc lịch tự động và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.
