Các biểu mẫu nhân sự Excel luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc theo dõi, quản lý và vận hành quy trình nhân sự trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tìm kiếm mẫu biểu phù hợp với từng lĩnh vực lại mất khá nhiều thời gian. Bài viết dưới đây tổng hợp 6 mẫu biểu nhân sự Excel miễn phí, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng ngay.
Các thành phần quan trọng cần có trong biểu mẫu nhân sự Excel
Tùy quy mô và ngành nghề, nội dung của biểu mẫu quản lý nhân sự Excel có thể thay đổi. Tuy vậy, đa số đều cần có những thành phần cơ bản sau:
Danh sách tổng hợp nhân sự
Bao gồm các thông tin cá nhân và dữ liệu cơ bản của từng nhân viên:
- Họ tên.
- Ngày sinh.
- Giới tính.
- Địa chỉ cư trú.
- Số điện thoại.
- Email cá nhân và email công việc.
- Phòng ban hiện tại.
- Vị trí và chức danh.
- Mức lương đề xuất và lương cơ bản.
- Hình thức làm việc.
- Ngày vào làm.
- Các thông tin khác nếu cần (ví dụ: số CCCD, tình trạng hôn nhân,…)
Tình trạng hồ sơ cá nhân
Bộ phận nhân sự cần tổng hợp đầy đủ tình trạng hồ sơ của từng nhân viên:
- Danh sách giấy tờ cá nhân: Sơ yếu lý lịch, CCCD, giấy khai sinh,… kèm tình trạng đã đủ hay chưa.
- Ảnh thẻ hoặc ảnh hồ sơ.
- Tình trạng hợp đồng (đã ký hay chưa).
- Số tài khoản ngân hàng.
- Tình trạng tham gia bảo hiểm.
Tình trạng hợp đồng lao động
Nhà quản lý cần theo dõi rõ các thông tin liên quan đến hợp đồng:
- Mã nhân viên hoặc mã chấm công.
- Loại hình nhân sự.
- Địa điểm làm việc.
- Số hợp đồng hoặc mã hợp đồng.
- Thời gian hiệu lực hợp đồng.
- Các thông tin bổ sung tùy doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự mới và nhân sự nghỉ việc
Bảng dữ liệu được tách biệt rõ thành nhân sự mới và nhân sự đã nghỉ để theo dõi thuận tiện hơn.
Các thông tin khác có thể bổ sung
Ngoài các mục trên, doanh nghiệp có thể thêm những thông tin sau:
- Biến động lương.
- Ngoại ngữ hoặc kỹ năng đặc biệt.
- Sở thích cá nhân.
- Thông tin gia đình.
- Người tham chiếu.
Những nội dung trên là gợi ý tổng quan để doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh phù hợp mục đích sử dụng.
Cách quản lý nhân sự bằng Excel hiệu quả
Để quản lý nhân sự hiệu quả bằng Excel, nhà quản lý cần lưu ý:
- Đánh giá nhân viên thường xuyên: Sử dụng biểu mẫu đánh giá theo tháng, quý hoặc năm để nắm bắt hiệu quả công việc kịp thời.
- Minh bạch và rõ ràng: Thang điểm, tiêu chí đánh giá càng cụ thể càng dễ đảm bảo công bằng.
- Khen thưởng kịp thời: Ghi nhận nỗ lực của nhân viên giúp tạo động lực làm việc và gia tăng sự gắn kết.
Tải miễn phí 6 biểu mẫu nhân sự Excel
Dưới đây là bộ 6 biểu mẫu Excel doanh nghiệp có thể sử dụng ngay.
Biểu mẫu danh sách nhân sự tổng quan
Mẫu này giúp tổng hợp toàn bộ thông tin của nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp.
Biểu mẫu hồ sơ cá nhân
Dùng để thu thập, lưu trữ và theo dõi hồ sơ chi tiết của mỗi nhân viên.
Biểu mẫu quản lý hợp đồng
Hỗ trợ nhân sự theo dõi hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc và các loại hợp đồng khác.
Biểu mẫu nhân sự mới
Biểu mẫu nhân sự nghỉ việc
Dữ liệu dựa trên danh sách nhân sự mới, nhưng bổ sung thêm thông tin liên quan đến chấm dứt hợp đồng.
Biểu mẫu biến động lương
Dùng để theo dõi những thay đổi liên quan đến thu nhập và vị trí công việc của nhân viên.
Các tiêu chí quan trọng trong bảng đánh giá nhân viên
Bảng đánh giá nhân sự thường dựa trên hai nhóm tiêu chí chính: thái độ làm việc và năng lực chuyên môn.
Đánh giá theo thái độ làm việc
- Tính trung thực.
- Sự cẩn thận.
- Tinh thần tự giác và học hỏi.
- Sự tôn trọng đối với đồng nghiệp và khách hàng.
- Tính đúng giờ và chuyên cần.
Đánh giá theo năng lực
- Mục tiêu hành chính: Hiệu quả công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
- Mục tiêu phát triển: Khả năng đạt KPI, định hướng sự nghiệp, mức độ cam kết.
- Mục tiêu hoàn thành công việc: Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc được giao.
Kết luận
Bộ biểu mẫu nhân sự Excel trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình theo dõi, đánh giá và quản lý nhân sự. Bạn có thể tùy chỉnh thêm để phù hợp với nhu cầu thực tế của tổ chức, từ đó cải thiện hiệu quả vận hành và tăng tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân lực.
